もくじ
弊社ではサーバーの保守からお客様への提供まで
一貫して自社で運用しております。
サーバーに関しての長年の知識・経験を提供する場として
このブログを開設しました。
自社サービス（TRunQ）以外にもクラウドストレージの
仕組みや使い方などを発信していきます。
とらんくん
今回はメールでファイルを送受信する際の意外な落とし穴について解説します
メールでファイルを送信するリスク
セキュリティリスク
まず初めに思い浮かぶのが、2020年11月の平井デジタル改革大臣の発表ではないでしょうか。
発表内容
内閣府と内閣官房でパスワード付きZipファイルの送信を廃止
PAPPとは
P・・・Passwordつき zip暗号化ファイルを送ります
P・・・Passwordをおくります
A・・・Aん号化
P・・・Protocol
以下の記事でPPAPの問題点や解決方法を紹介しております。
添付容量の上限
メールにファイルを添付して送信する際に
ビジネスマナーとして一般的な範囲は２MB～３MBではないでしょうか。
先方に相談している場合は５MB以上も可能かもしれません。
ニャン太
送信できても受け取れない場合困るよねぇ
誤送信リスク
最後はやはりヒューマンエラーのメール誤送信
筆者はまだやらかしたことはありませんが、
署名やCC先を間違えてしまったことはあります。
※再発防止策として、同僚と見直しを実施するようになりました。
とらんくん
よく注意しないとダメですよー
メール送受信の落とし穴
日々、メールサーバーに何百通、何千通とメールが届く場合
定期的に整理していないとすぐに容量上限に達してしまい
新しいメールを受け取ることが出来なくなってしまいます。
とらんくん
メールの整理ってめんどくさいんですよね
メールはエビデンスとして残したい
エビデンスとしてメールを残している方も多いと思います。
1通数KBのメールとはいえ、何千通ともなると膨大な容量を使用してしまいます。
ポイント
日頃から皆で意識して不要メールは削除する！
添付ファイルの一斉送信
部署内の方々に一斉に資料を送る場合にも注意が必要です。
自分からは1ファイルですし、受信側も1ファイルですが
メールサーバーで見ると、人数分のファイルが使用容量に上乗せされます。
ニャン太
いわれてみるとたしかにそうだよねぇ
送信できても受信できない
送信できても受信できないことはありませんか？
こちらから送信できたからといって、相手が受信できるとはかぎりません。
サーバー容量は契約プランによって変わってきますし
送受信容量も契約会社毎に違います。
また親切心のつもりで圧縮をかけたとしても拡張子がマイナーなもので
受信側が開けず困ってしまうケースもあります。
クラウドストレージにより解決
クラウドストレージサービスを利用することで
メールサーバーの容量枯渇問題や送受信のやり取り問題は大体解決できます。
現状の整理
以下の図のようにクラウドサービス未使用の場合は
双方のメールサーバーにテキスト＋ファイルが保存されます。
しかし、クラウドサービスをしようすることで
ファイルをクラウド上に保存できます。
A社、B社ともに同じファイルをメールサーバーに保存する必要が無くなりました。
とらんくん
部署内のメンバーにファイル展開する場合も１ファイルになるってことですね
その通りです。
社内展開したいPDFがたとえ数kbだったとしても、100人、1000人に同じファイルを
送信することになるので、メールサーバーの容量に負担がかかります。
受信してファイル保存すればいいけど、皆やらないよねぇ
ニャン太
社内でもメールサーバーを管理している方は目を光らせていると思いますが
製造業や建築業などの現場で作業している方は、
メール開いている暇が無いことも多く
久々に立ち上げてみたら読込みに時間がかかったというお話もよく聞きます。
とらんくん
管理のわずらわしさから解放されますね
これはたしかにwin-winですねぇ
ニャン太
まとめ
ここまで読んでいただき、ありがとうございます。
クラウドを利用することによって意外な効果があることが
お判りいただけたでしょうか。
面倒なメールサーバーの整理から解放されるためにも
クラウドストレージサービスを導入し、
会社のDX化を進めてみてはどうでしょうか。
下記リンクからデモを体験することができます。
デモ体験方法
Synology社のNASサーバーを利用しているので、下記URLからライブデモを体験できます。
TRunQ導入方法
下記お申込みフォームに必要事項を入力していただくだけです。
最短５営業日でご利用開始いただけます。
ご不明な点がございましたらお気軽に問合せ窓口までご連絡ください。
